• 海南热带海洋学院学生档案管理办法
  • 时间:5/24/2014 4:52:30 PM 阅读:1737次
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    第一章   

    第一条  为进一步加强学生档案管理工作,实现学生档案管理标准化、规范化、科学化,不断提高学生档案管理工作水平,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用,根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定,结合我校实际,特制定本办法。

    第二条  学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录,是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据;主要是指在校学生从参加高考、录取入学到毕业,以及参加工作期间所形成的各种文件材料。

    学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归(建)档,以及学生档案的利用、转递等管理工作。

    第三条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和分级管理相结合。

    学生工作处归口管理国家计划招收的全日制本专科生的档案工作,负责对全校学生档案工作进行指导和检查,统一印制学生档案袋和学生档案管理所需的文书;各二级学院具体负责在校学生档案的整理;学校各有关部门和单位(招生、学籍管理、组织、团委、就业指导与服务等)协助做好学生档案材料的收集、归档、转递等工作。

    第四条  学生档案管理人员应认真履行工作职责,学习档案管理法规,熟悉档案管理业务,严守档案工作纪律,努力提高档案管理和服务水平。

    第二章  学生档案材料收集范围

    第五条  为使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实内容。毕业时学生档案中应有以下材料:

    1.入学材料:招收入学的本专科生档案材料,一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表;海南热带海洋学院学生登记表;

    2.录取材料:高考录检表或录取通知书复印件;

    3.学习材料:各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料;

    4.学籍材料:各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料;

    5.鉴定材料:各学习阶段学年鉴定表等材料;

    6.实习材料:各学习阶段实习鉴定表等材料;

    7.毕业材料:高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料;

    8.奖励材料:在校期间获得各级表彰奖励的材料,包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表,各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料;

    9.处分材料:在校期间违反校纪校规,触犯国家法律等形成的各类处分材料(警告以上处分材料);

    10.体检材料:入学体检表、复查体检表、毕业生体检表等材料;

    11.身份材料:个人身份证复印件;

    12. 其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

    第三章  学生档案材料的移交和归档要求

    第六条  学生档案及归档材料在校内流转、移交,应遵照以下规定进行。

    1.学校招生部门在招生工作结束后,应及时按录取新生名册向学校档案管理部门移交新生原始档案,并办理移交手续。

    2.新生入学后,各二级学院在对新生入学资格进行复查时,应认真核查新生档案材料是否齐全,如发现档案材料不齐全的,应通过学校招生部门,向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的,要在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案,进行登记、换袋、编号,填写档案目录。

    3.学籍管理、学生管理、组织、团委、就业指导与服务等部门和单位应当定期将工作中形成的、符合本办法第五条规定的正式有效材料移交学校归档,并办理移交手续。学校应将接收的学生档案材料及时登记、归档,同时做好本单位有关工作中形成的学生档案材料的归档工作。

    第七条  各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

    归档材料应当完整、真实,文字清晰,对象明确,有形成材料的主办部门(单位)及日期。凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章。规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),应当有本人的签字;特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

    归档材料应使用规范的办公用纸,文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

    归档材料应当是原件,特殊情况存入复印件的,应当在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

    第八条  归档材料移交时,移交方须填写学生管理工作部门统一印制的档案材料移交单,由交接双方经办人当面检查验收,经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份,交接双方各执一份。

    如移交材料不符合归档要求,接收方有权拒收,移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交。

    第四章  学生档案的转递

    第九条  学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。

    学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封,经严格密封后通过邮政特快专递档案专线或机要邮局寄送、转递,必要时可派专人送取。

    第十条  在校内跨专业、跨二级学院转学的学生,学籍管理部门应当在学生学籍变更后,及时将学生学籍变更通知书送达档案管理部门;有关二级学院在接到学生学籍变更通知书后,应及时办理学生档案转递工作,履行档案交接手续。

    第十一条  转到其他学校学习的学生,有关二级学院应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递,填写《档案转递单》,按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的,自寄发之日起1个月未收到回执者,有关二级学院应与档案接收单位联二级学院,加以确认。

    由其他学校转入我校的学生,有关二级学院在收到学生档案后要认真检查验收,经核对无误后及时将回执寄回对方。

    第十二条  毕业生档案的转递,由学生管理工作部门统一部署。

    1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生,其档案寄送至毕业生报到单位人事部门。

    2.考取外校研究生的毕业生,其档案寄送至录取院校。

    3.因故不参加就业或延期就业并与学校签行档案保管的毕业生,其档案由学校负责保管,最长不超过两年。

    4.毕业生到就业单位报到后,应立即向报到单位查询本人档案是否收到,如未收到,应及时向原所在二级学院反映。毕业生原所在二级学院应认真负责查询毕业生档案转递去向。

    第十三条  申请自费出国或主动申请退学的学生,其档案由学校征求学生本人意见后,按规定寄送至有关单位代管。

    第十四条  受退学、开除学籍处分的学生,其档案由学校寄送至学生家庭所在地。

    第十五条  当年未报到入学的本科生新生,其档案由学校转回生源所在地招生部门。

    第十六条  毕业生或其他离校学生的档案,在转递过程中因特殊原因造成档案遗失,有关二级学院应及时报告学生管理工作部门,协调采取相应补救措施。

    第十七条  因故失踪、死亡的学生,或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的,其档案由学校移交至学校档案馆集中保存、代管。

    第五章  学生档案的查阅与使用

    第十八条  从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学校负责人、辅导员、班导师等相关人员,因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。

    校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的,须提供所在部门或单位出具的书面证明,经学校主管负责人批准后,在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。

    校外人员因工作需要查阅学生档案,应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信,出具有关身份证明,说明查询内容及目的,经学校主管负责人批准后方可查阅,并按规定予以登记。

    档案管理人员应当在查阅者归还档案时,认真核对、清点档案材料。

    第十九条  学生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,填写《学生档案借阅审批表》,说明借阅理由及归还时间,经学校主管负责人批准后办理借阅手续。

    学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续。

    第二十条  查(借)阅学生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

    第二十一条  学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因(如毕业联二级学院工作、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料,应当由学生本人书面申请,说明需要何种证明材料和使用意图,经学校主管负责人批准后,由档案管理人员按规定办理。

    由他人代办的,需出具书面委托和代办人身份证明,方可按规定办理。

    第六章  学生档案工作的管理和检查

    第二十二条  学生档案属需妥善保管的内部文件。学校各相关部门和二级学院要确定专门管理人员,完善档案管理硬件设施,提高档案保管与存放条件,确保学生档案的安全,维护学生档案管理的严肃性。

    学生档案管理人员如发生工作变动,应当及时做好档案管理工作的交接手续。

    第二十三条  根据档案管理要求收集归档的材料,任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的,应当经学生管理工作部门和学校负责人集体讨论,提出处理意见,报学校分管领导批准。

    第二十四条  学生管理工作部门要改进和完善学生档案管理的各项规章制度,抓好学生档案管理队伍建设,定期组织业务辅导和培训,不断提高学生档案管理工作水平,推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

    第二十五条  每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内,学生管理工作部门要定期组织学生档案管理工作集中检查,部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作,及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

    第二十六条  凡有违反有关档案管理规定,在工作中存在失职、渎职行为,造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的,学校将按照规定严肃查处;情节恶劣、后果严重构成犯罪的,要追究当事人的法律责任。

    第七章   

    第二十七条  本办法适用于本院全日制研究生和普通本专科生的档案管理。

    第二十八条  本办法由学生工作处负责解释。

    第二十九条  本办法自公布之日起施行,原《琼州学院学生档案管理办法》同时废止。